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令和3年度第1回高槻市個人情報保護運営審議会会議録を公表

ページID:001484 更新日:2022年3月22日更新 印刷ページ表示

日時

令和3年4月15日(木曜日)

午前10時00分から午前11時15分まで

場所

高槻市役所本館3階 第2委員会室

事務局

法務ガバナンス室

傍聴者数

0人

出席委員

片桐会長、大山委員、高橋委員、井上委員、久末委員、小林委員

会議の議題

  1. 会長・会長代理の選出
  2. 新規諮問事項
    職員採用管理システム「Be-Smart」の導入について
    [担当課:総務部 人事企画室]
  3. その他

審議等の内容

1 会長・会長代理の選出

委員の互選により片桐委員が会長に選出され、片桐委員の指名により山崎委員が会長代理に選出された。

2 新規諮問事項

職員採用管理システム「Be-Smart」の導入について

実施機関(総務部 人事企画室)から出席職員の紹介があった後、次の説明がなされた。

実施機関:まず、手元資料の2枚目「諮問書」に沿って概要を説明する。

諮問案件名は、「職員採用管理システム「Be-Smart」の導入について」、業務名は「職員採用管理業務」、諮問課は「総務部人事企画室」、電算結合先関係機関は「株式会社ステラスが運営するデータセンター」である。

電子計算組織の結合に係る個人情報の種類については、別紙1のとおり、次の2ページから3ページまでとなっており、職員採用試験における申込みの受付から受験票・合否通知の発送まで、5つの分類に分けて掲載している。それぞれの項目については別紙1を御覧いただきたいが、受験する職種、試験区分、氏名、住所等、職員採用候補者試験(以下「採用試験という。)を実施するに当たり必要となる応募者の個人情報となっている。

続いて、諮問書の目的・理由についてであるが、本市では、採用試験を実施するに当たり、従来から一次試験で教養試験を実施しており、応募書類を郵送により受け付けるとともに、受験票の返送や合否の通知等も全て郵送で対応しているが、以前に比べて受験者数が減少し、採用試験の倍率が低下しており、応募者数の伸び悩みが大きな課題と考えている。

一方、多くの近隣市では、民間企業でも導入されている試験を新たに始めるなど面接重視の採用に移行するとともに、電子申込を導入して受験者の負担を軽減し、応募者数を大きく伸ばしているという現状がある。

こうした状況を踏まえ、本市でも令和3年度に試験科目を見直すとともに、電子申込を導入したいと考えているが、電子申込の導入とともに応募者数が他市と同様に大きく増加していくことが今回の目的に沿った効果と考えている。その一方、膨大なデータの手入力や書類の印刷・押印作業が生じ、書類の誤封入や誤送付のリスク、郵送費用の増加が想定されるところである。

本市としては、これらの事情に対応するために、自治体専用の職員採用管理システム(以下「Be-Smart」という。)を新たに導入することで、応募者からの申込受付、受験票の発行及び試験の合否通知に係る事務を一括してシステム内で行うことができ、事務作業に伴う諸々のリスクを軽減することにより、応募者数の増加等の側面にも対応していきたいと考えている。

以上を踏まえて、本市の端末とクラウド型のBe-Smartをインターネット回線で結合して処理することから、高槻市個人情報保護条例(以下「条例」という。)第12条の規定による新たな電算処理に関する事項及び第12条の2第1項の規定による電子計算組織の結合に関する事項として高槻市個人情報保護審議会に諮問するものである。

続いて、処理概要について説明する。資料の4ページ・別紙2-1を御覧いただきたい。まず、職員採用事務における現行事務の構成と変更後のイメージについて説明する。

資料左側の「現行事務の構成」を御覧いただきたい。現行の職員採用手続では、受験者は試験の応募書類を記入して人事企画室へ郵送で提出する。応募書類を受け付けた人事企画室は受験票を発行して受験者宛てに郵送し、試験が終了すると人事企画室から受験者に対して結果通知を郵送している。

なお、受験票や結果通知の作成、受験者データの管理については、給与計算処理等を行う既存の人事給与システム内で行っている。採用試験に合格して正式採用された者に係るデータについては、採用試験終了後も引き続き人事給与システムにより職員データとして使用することになる。一方、採用試験に不合格となった者についてはデータを削除している。

次に、資料右側の「変更後のイメージ」を御覧いただきたい。先ほど説明ししたとおり現行事務では、受験者とのやり取りを全て紙媒体により処理している。これに対し、Be-Smartを導入すると、クラウドサーバを通じて電子上で、受験者が応募、受験票の発行及び受取を、人事企画室が応募状況の確認、試験結果の通知及び確認をそれぞれ行うことが可能となり、業務の効率化にも大きく資することになると考える。

続いて、資料5ページ・別紙2-2を御覧いただきたい。これは導入しようとするネットワークの概要図となっている。

まず、Be-Smart側についてだが、株式会社ステラスが保有する自社サーバで運用されており、国内のデータセンターに設置されている。このデータセンターについては、日本データセンター協会が定める基準項目と推奨項目について、4段階の最高位であるティア4レベルを確保している。また、入口となるWebサーバと個人情報を格納するデータベースサーバは完全に分離されており、インターネットから直接データベースサーバへアクセスすることは不可能となっている。

次に、資料左側の高槻市(人事企画室)側では、IPアドレス認証によりサーバに接続できる端末を1台に限定している。IDとパスワード認証により専用ページにログインし、インターネット回線を経由して、データの送受信を行う。

続いて、受験者側では、仮登録後に発行されるIDとパスワード認証により受験者専用のマイページにログインし、インターネット回線を経由して、データの送受信を行う。

なお、Be-Smartと高槻市、受験者をつなぐインターネット回線は、TLS1.2による高度な暗号化通信となっている。

続いて、資料6ページ・別紙2-3を御覧いただきたい。左が受験者、真ん中がBe-Smart、右が高槻市の具体的な処理の概要となっている。

順を追って説明する。まず、採用試験の応募を希望する受験者は、市のホームページに貼られたリンクからBe-Smartの仮登録ページに進み、氏名やメールアドレス、パスワードなどの必要項目を入力の上、仮登録を済ませる。高槻市が仮登録状況を確認後、IDと本登録用のURLがBe-Smartから受験者に対して送信されるので、受験者はIDとパスワードを入力して受験者専用のマイページにログインし、必要項目を入力して、エントリー(本登録)を済ませる。その後、Be-Smartから受験者に対して登録完了のメールが送信され、申込受付が完了する。

次に、高槻市では、Be-Smartから受験者データをCSVで人事給与システムにダウンロードし、本登録された受験者に対して受験番号を採番するとともに、受験票を作成して、Be-Smartを通じて発行し、受験者は自ら受験票を印刷して、試験当日に持参する。

試験が終了すれば、人事給与システム内で採点・評価処理を行い、合格者には合格通知とともに次の試験の日時を通知し、不合格者には不合格通知とともに試験の順位と得点を通知する。

全ての試験が終了したら、一定期間を経てBe-Smart内のデータを削除するとともに、人事給与システム内の不合格者のデータも削除する。

処理概要については、以上である。

最後に保護措置についてだが、資料7ページを御覧いただきたい。システム面について説明する。

まず、(1)Be-Smartに接続する高槻市の端末についてだが、使用機器及び制限については、専用端末(パソコン1台)とプリンタ及び外部記録媒体(USBメモリ)とする。また、人事給与システムからのデータ出力に当たっては専用のUSBメモリを使用する。USBメモリの使用に当たっては、庁内で使用し、庁外に持ち出さないこととする。

ネットワークについては、TLS1.2による暗号化通信を用いたインターネット回線を使用する。

アクセス制限については、ユーザーIDとパスワードでシステムを操作することができる者(以下「操作者」という。)を限定するとともに、IPアドレス認証により、サーバに接続できる端末を限定することで、外部からの不正アクセスを防止する。

操作履歴については、アクセスログと操作ログを取得し管理する。

ウイルス対策については、ウイルス対策ソフトを使用する。

使用機器等の保管については、人事企画室の執務室内の施錠可能な保管庫等で保管する。

情報の保存及び廃棄については、システムで取り扱う情報及び入出力した帳票等は、法令等の規定により保存し、保存期間満了後、直ちに消去及び廃棄する。また、外部記録媒体内の情報は、目的達成後、直ちに消去する。

次に、株式会社ステラスが運用するデータセンターの安全対策及び保護措置についてだが、使用機器及び制限については、クラウド環境の機器は、他の団体向けの機器とは論理的に分離されており、株式会社ステラスを除いて利用することはできない。

ネットワークについては、データセンター内では、高槻市と他の自治体のネットワークは分離されているため、相互に通信することや接続することはできない。

アクセス制限については、入口となるWebサーバと個人情報を格納するデータベースサーバを完全に分離しており、インターネットから直接データベースサーバへはアクセスできないようになっている。また、ディスクの二重化及びストレージによるデータバックアップ体制を構築している。

ウイルス対策については、メールサーバでのウイルス対策及びWebサーバを通してデータベースに保存されている電子ファイルのウイルスチェックを実施する。また、ウイルス定義ファイルは自動更新により常に最新のものとなる。

その他として、データセンターでは、以下の安全対策を実施している。

震度7以上の耐震設計及び耐震型二重床構造により、データセンターの耐震化を図っている。

無停電電源供給及び自家発電バックアップが常時可能な体制を構築している。

カメラによる監視を常時行っている。

プライバシーマーク、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)、QMS(品質マネジメントシステム)及びTSMS((ITサービスマネジメントシステム)の認証を取得している。

続いて、制度面について説明する。

条例及び高槻市個人情報保護条例施行規則並びに高槻市情報セキュリティポリシーを遵守する。

「職員採用管理システムの管理及び運営に関する要綱」を作成し、遵守する。

この要綱については、次の9ページ、10ページになる。その中身について、簡単に説明する。

まず、第1条でシステムの趣旨、第2条から第4条まででシステムの管理責任者を人事企画室長とすることのほか、管理責任者の役割及び操作者の責務を定めている。

第5条ではシステムの利用の範囲、第6条から第8条まででは、先ほど説明した保護措置の内容について定めており、第9条で操作者のシステム使用時間を定めている。

以上の説明の後、次の質疑がなされた。

委員:諮問書の「目的・理由」のところで、教養試験の話と面接重視の採用への移行の話が出てくる一方で、電子的なこの手続を取り入れることによって応募者がアクセスしやすくなるという話が混在していて、諮問書類を見たときに教養試験をやめるのか等の疑問が生じた。その辺を整理することは可能か。どのように考えているのか。

実施機関:現在郵送の申込みをしているところ、最近、近隣市では電子申込が主流となっており、郵送に比べ、電子申込をすることで、例えば郵送料が不要となり、写真をプリントして添付する必要もなくなるため、受験者側の負担が減り、申込数が増加することを見込んでいる。

試験科目については、従来の教養試験についても、今年度に実施を考えているが、それとは別に全国のテストセンターで受験可能な公務員試験対策が不要な試験の実施も考えている。2つの試験を、選択制にすることによって申込者数を増加させることを考えている。

委員:教養試験をやめるという話ではないのであれば、諮問書の「目的・理由」の6行目の「面接重視の採用に移行するとともに」辺りを少し整理されると読む側は教養試験を今までどおり行って、民間企業でも導入されている試験も選べるようにすることが分かるのかもしれない。

実施機関:はい。今まで教養試験として筆記試験を課していたが、これはいわゆる公務員試験対策というか、法律の分野や筆記に係る勉強に時間をかけないといけない試験である。しかし、民間企業と市役所の公務員の就職活動のやり方を分けると、大学生等の負担が大きくなると考えられ、これまでの教養試験だけを課していた状況が、受験者数が減少してきた要因かと思う。そこで、いわゆる民間型の試験というか、別形式の試験も取り入れることによって、受験者の利便を図って、受験者数を増加させていきたいと思っている。

委員:分かった。

委員:諮問書の目的・理由の部分だが、「一方……。」の段落(2段落目)までが、新規電算処理が発生する理由となっているのか。

実施機関:そのとおりである。

委員:その次の段落が、電算結合が発生する理由だという整理になっているということでよろしかったか。

実施機関:はい。そのとおりである。

委員:2次試験、3次試験の合否通知は、従来どおり紙ベースや電話でするのか。

実施機関:Be-Smartを導入すると、Be-Smart内で直接合否通知を、それぞれの受験者のマイページに通知することが可能になるため、郵送が不要となる。

委員:今の質問との関係で言うと、各選考段階における合否通知をBe-Smartで行うということでよろしいか。

実施機関:そのとおりである。

委員:郵送で発送してきたことについて、今まで誤封入はあったのか。

実施機関:今のところ、そのような事例はない。当然、ダブルチェックを行っているので、誤封入は起きていないが、今回新しい試験を導入すると、想定ではかなり応募者数が増えてくると考えている。近隣市の状況を見ていると、教養試験一本の試験から、新たな試験を導入していくと、3倍、4倍に申込者が増加するため、処理件数が増加してくると、そのようなリスクも想定されると考えている。

委員:そのように応募者が増加すればいいが、話は分かった。

委員:受験票を受験者自らが印刷することになっているが、 顔写真はしっかり写っているものか。

実施機関:はい。

委員:鮮明に写っているのか。

実施機関:例えば、スマートフォン等で写真を撮って、その写真を添付するということになるので、識別できないということはないと考えている。

委員:当審議会の所掌範囲ではないことを聞くかもしれないが、 Be-Smartと株式会社ステラスとの関係について聞きたい。Be-Smartというシステムのハードまたはソフト的なものを株式会社ステラスが管理・運営しているということだと思うが、高槻市がBe-Smartを導入することに伴い、株式会社ステラスと契約を締結するのか。そういうことはまた別なのか。

実施機関:契約先としては、日本経営協会総合研究所になり、同研究所のBe-Smartというシステムを株式会社ステラスに委託して運用している。例えば、何かあった場合のサービスや対応は、同研究所が行うことになる。

委員:日本経営協会総合研究所は、今回の諮問書類には名前は出てこない形になるのか。

実施機関:はい。データセンターを株式会社ステラスが保有しているため、諮問書類には記載していない。

委員:分かった。

委員:今の話は重要で、今回の件に限らず、サービスの提供事業者と実際のサービスの運営事業者が違うということはある。それが再委託になっているのか、それとも別の構成になっているのか難しいところではあると思うが、いずれにしても、土木工事などにおける孫請けや孫々請けのような構造になりがちで、その結果として個人情報がどこで取り扱われているのか分からなくなるということへの市民の関心が高まっていると思う。

当審議会にそれを説明し、それが安全であるか当審議会が審査できるかという問題もあるが、いずれにしても何か起きたときにきちんとどこに原因があるのか、誰が責任を負っているのかが分かると同時に、高槻市の側からすれば、究極的に言えば高槻市の責任である訳だから、必要な指導・監督ができるような報告義務、事業者の説明の義務、場合によってはペナルティのようなものも含めてきちんとどの場面でも整理をして、確認しておいていただきたい。

実施機関:はい。

委員:その他に特に御意見はないか。

(意見なし)

委員:それでは、委員からの意見も踏まえて適切な取扱いに努めていただきたい。

以上の質疑の後、本件は承認された。

3 その他

次回の日程及び本日の諮問事案に係る答申書の取扱いについて

次回審議会(令和3年度第2回審議会)については、令和3年6月上旬を予定しており、後日、事務局から各委員に対して、日程調整をすることを確認した。

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