(趣旨)

第1条　本市消防本部、消防署及び分署(以下「消防本部等」という。)における文書の取扱いに関しては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書管理の基本)

第3条　事務は、原則として文書により処理しなければならない。

(課長等の職務)

第4条　課長等は、常に課等における文書の処理が円滑かつ適正に行われるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱責任者)

第5条　課等(係を置く室及び課にあっては、当該係。以下この項において同じ。)に文書取扱責任者を置き、課長等が課等に所属する職員のうちから指定するものとする。

(文書取扱責任者の担任事務)

第6条　文書取扱責任者は、課長等の命を受けて、文書の処理を適正に行うため、次に掲げる事務を行うものとする。

(文書事務の連絡調整)

第7条　消防総務課長は、必要があると認めるときは、課長等又は文書取扱責任者を招集し、文書事務について連絡及び調整を図るものとする。

(文書の処理の原則)

第8条　文書の処理は、課長等が中心となり、迅速に行うことに留意し、処理が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の処理)

第9条　文書の処理は、文書管理システムにより行わなければならない。ただし、次に掲げる文書にあっては、この限りでない。

(文書記号)

第10条　文書記号は、文書の種類ごとに別表に定めるとおりとする。

(文書の処理の年度)

第11条　文書の処理の年度は、条例、規則その他消防総務課長が指定するものを除き、4月1日から翌年3月31日までとする。

(文例及び書式)

第12条　消防本部等において取り扱う文書の文例及び書式は、本市市長部局の例による。

(文書の受領及び配布)

第13条　消防本部等に到達した文書は、各課等において直接受領するものを除き、消防本部にあっては消防総務課、消防署にあっては予防係で受領するものとし、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところにより処理するものとする。

(文書の収受)

第14条　消防本部等に到達した文書で収受すべきものについては、文書管理システムにより所要の事項を記録しなければならない。この場合において、当該文書が書面であるときは、これに収受印(様式第2号)を押印しなければならない。

(文書の閲覧)

第15条　前条の規定により収受した文書(以下「収受文書」という。)は、上司の閲覧に供さなければならない。ただし、収受文書のうち、当該文書に関連して起案する必要があるもので、課等における当該文書に係る事案の処理の方針等が確定しているものについては、決裁に併せて上司の閲覧に供することができる。

(起案の方法)

第16条　起案は、起案をする者が、文書管理システムに所要の事項を入力し、起案した旨を記録することにより行うものとする。

(起案文書の作成)

第17条　起案文書は、次に定めるところにより作成しなければならない。

(起案文書の審査)

第18条　起案文書は、次に掲げる事項について文書取扱責任者の審査を受けた後でなければ回議の手続を行ってはならない。ただし、定例的に取り扱う事案の処理を行う場合であって、あらかじめ課長等が指定する文書についてはこの限りでない。

(回議)

第19条　起案文書は、順次、上司の回議を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第20条　他の課等に関係のある事案は、主管の課等の審議を終えた後、決裁権者の決裁を受けるまでに、高槻市消防事務決裁規程(平成20年消防本部訓令第1号)及び高槻市消防本部及び消防署事務決裁規程(平成20年消防本部訓令第2号)の定めるところにより、その関係する課等に合議しなければならない。この場合において、合議文書の回付は、合議を受ける課長等に対して行うものとする。

(審議を尽くすべき事案及び緊急処理すべき事案の処理)

第21条　合議の事案が特に重要又は異例なものであって審議を尽くす必要があるときは、主管課等が関係課等を集めて会議方式により行う会議式合議をすることができる。

(文書の処理の促進)

第22条　課長等は、文書取扱責任者をして、毎月1回文書管理システムの記録事項等を点検させ、文書の処理の促進を図らなければならない。

(浄書)

第23条　施行する文書(以下「施行文書」という。)のうち、庁内印刷により浄書するものは、総務部法務ガバナンス室長に依頼しなければならない。

(公印及び電子署名)

第24条　次項の規定により電子署名を付する電磁的記録を除き、施行文書には、高槻市公印規則(昭和51年高槻市規則第29号)及び高槻市消防本部及び消防署公印規程(平成元年高槻市消防本部訓令第2号)に定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。

(電磁的記録以外の文書の発送)

第25条　電磁的記録以外の文書の発送は、直接各課等で行う場合を除き、消防総務課で行う。

第26条　削除

(文書の整理、保管等)

第27条　文書(文書管理システムにより記録されている文書を除く。以下この条において同じ。)は、常に整理し、その保管に当たっては、紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書は、非常災害に際しいつでも持ち出せるよう準備しておかなければならない。

(保存文書の整理点検)

第28条　課長等は、毎年、消防長が定める時期に保存文書の整理点検を行わなければならない。

(保存年限の種別)

第29条　文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

(保存年限の決定等)

第30条　文書の保存年限は、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値、歴史的文化的価値等を考慮して高槻市文書取扱規程(平成18年高槻市訓令第8号)別表第2の保存年限基準表に基づき定めるもののほか、次に掲げるものに基づき決定しなければならない。

(保存年限の起算)

第31条　文書の保存年限は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書の処理年度が暦年によるものは、その文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(文書の完結日)

第32条　文書の完結日は、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定めるところによる。

(保管文書の収納等)

第33条　保管文書は、個別フォルダーに収納し、キャビネット等の保管用具に保管するものとする。

(引継ぎ及び置換え)

第34条　引継ぎ及び置換えは、原則として保存年限が3年以上の保管文書について毎年4月に行うものとする。

(書庫の管理等)

第35条　消防本部庁舎の書庫は、消防総務課長が管理する。

(文書の廃棄)

第36条　保存年限が満了した文書は、毎年4月末日までに廃棄しなければならない。

(委任)

第37条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、消防長が定める。

(施行期日)

第1条　この訓令は、令和元年5月1日から、第10条高槻市火災予防査察規程別記2の改正規定は令和元年7月1日から施行する。ただし、次条第2項及び第3項の規定は公布の日から施行する。

(経過措置)

第2条　改正後の本則に掲げる訓令(以下「新訓令」という。)の規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に交付等が行われる許可書等における施行日以後の日における年又は年度の表示について適用し、施行日前に交付等が行われた許可書等における年又は年度を表示及び施行日以後に交付等が行われる許可書等における施行日前の日に係る年又は年度の表示については、なお従前の例による。